Sức khỏe

Khi tôi làm theo quy tắc email đơn giản này, tôi thực sự hoàn thành công việc đúng giờ


Talisa Sutton, Badlands

Thời gian này năm ngoái, tôi đã ở điểm phá vỡ. Bất kể khi nào tôi đến văn phòng, tôi không thể vượt qua được đống email và nhiệm vụ ngày càng tăng trong danh sách việc cần làm của mình. Khi làm việc đến tận đêm khuya và vào cuối tuần vừa qua đã trở thành thông lệ, tôi biết rằng mình phải tìm cách thay đổi lối sống trước khi sức khỏe (và chất lượng công việc) bị ảnh hưởng.

Vì vậy, mỗi tuần tôi bắt đầu thử nghiệm các bản hack quản lý thời gian mà chúng tôi đã đề cập trên trang web và một trong số chúng đã được quản lý. Về mặt lý thuyết thì đơn giản, nhưng khi tôi thực hành quy tắc này, tôi rời văn phòng đúng giờ: Thay vì trả lời email liên tục trong ngày, tôi lên lịch ba cửa sổ 30 phút để kiểm tra và trả lời các yêu cầu kịp thời. Nếu không, email của tôi bị đóng và thông báo tắt. Nếu một email không kịp thời, nó sẽ nằm trong hộp thư đến của tôi cho đến sáng, khi tôi làm cho mình rõ ràng từng tin nhắn.

Nó chỉ ra rằng việc coi email là một phần "chọn tham gia" trong ngày của bạn được chứng minh một cách khoa học để tăng năng suất. Có thể mất tới 20 phút để lấy lại trọng tâm sau khi ping thông báo, điều này gây ra sự hao hụt thời gian và năng lượng lớn như vậy mà Boomerang cho Gmail đã đưa ra Inbox P tạm dừng để tự động hóa vụ hack này.

Lấy cảm hứng từ quy tắc đơn giản nhưng hiệu quả này, tôi đã chuyển sang phụ nữ ở đỉnh cao của sự nghiệp để tìm ra thủ thuật quản lý thời gian nào phù hợp với họ. Hóa ra tất cả mọi người đều có một mẹo thay đổi cách họ làm việc, cho dù đó là bắt đầu ngày mới từ từ hay thề luôn luôn đúng giờ. Rõ ràng, đây là những mẹo năng suất làm việc IRL.

Bắt đầu chậm

Catherine De Orio; THIẾT KẾ GỐC: Stephanie DeAngelis

Khi chúng ta chạy đua từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, khái niệm thời gian của chúng ta trở nên mờ nhạt. Trên thực tế, theo nghiên cứu khoa học thần kinh được chia sẻ bởi Huffington Post, cách não bộ của chúng ta cảm nhận thời gian trôi qua phụ thuộc vào việc một ngày có cảm thấy vội vã và căng thẳng - mà chúng ta có thể kiểm soát.

Hãy thử thiền hoặc hít thở sâu chánh niệm giúp cảm thấy kiểm soát nhiều hơn.

Với suy nghĩ này, Catherine De Orio, giám đốc điều hành của tổ chức phi lợi nhuận ẩm thực Kendall College Trust, ưu tiên "thời gian chậm" vào đầu mỗi ngày. "Sức khỏe của tôi đứng đầu danh sách việc cần làm hàng ngày của tôi, vì vậy đó là điều đầu tiên tôi kiểm tra", cô nói với MyDomaine. "Trước khi đến phòng tập thể dục, tôi sử dụng những khoảnh khắc yên tĩnh đó để uống cà phê, đọc và lên kế hoạch cho những điều tôi cần để hoàn thành ngày hôm đó", cô nói. "Đến 7 giờ sáng, tôi đã có một chút thời gian cho bản thân và tạo ra lịch trình trong ngày của mình, cho phép tôi bắt đầu chạy bằng tia laser vì dù ngày nào tôi cũng hỗn loạn hay không, tôi đã có xu hướng theo mục tiêu cá nhân của mình. "

Hãy chọn lọc với email

Poshmark; THIẾT KẾ GỐC: Stephanie DeAngelis

Hóa ra tôi không phải là người duy nhất chửi thề bằng email. Tracy Sun, đồng sáng lập Poshmark, nói rằng việc học cách chế ngự hộp thư đến của cô đã thay đổi cách cô làm việc. "Các bản hack quản lý email là chìa khóa cho năng suất vì khi tôi đến văn phòng vào buổi sáng, tôi luôn có một hộp thư đầy đủ các email để trả lời", cô nói. "Mẹo của tôi để luôn đứng đầu email là quét hộp thư đến của tôi cho những người khẩn cấp và tôi bỏ qua phần còn lại cho đến chiều." Bằng cách đó, bạn có thể chắc chắn rằng các tác vụ có giá trị gia tăng cao nhất đã được hoàn thành vào đầu ngày.

Lịch trình thời gian chết trong lịch của bạn

Theo dõi; THIẾT KẾ GỐC: Stephanie DeAngelis

Chúng tôi biết rằng chúng tôi Nên dành vài phút để rời khỏi bàn làm việc của chúng tôi và đi dạo vào bữa trưa, nhưng thật khó để tìm thấy thời gian khi bạn luôn ở trong khoảnh khắc. Tara Foley, người sáng lập Follain, vượt qua sự thôi thúc bị xích vào bàn làm việc bằng cách sắp xếp thời gian trong lịch của mình. "Tôi hiệu quả nhất khi tôi dành thời gian trong ngày để ra ngoài, bắt kịp email, thiền, hoặc thậm chí chỉ để đi cầu thang," cô nói với MyDomaine. Không có nó, "tất cả sự tương tác của các cuộc họp mặt sau và một môi trường văn phòng mở có thể khiến đầu óc tôi quay cuồng."

Giá trị đúng giờ

Chuyên gia trang trí; THIẾT KẾ GỐC: Stephanie DeAngelis

"Tại Decorist, chúng tôi có một nền văn hóa đặt thời gian lên bệ," người sáng lập Gretchen Hansen giải thích. "Các cuộc họp là một trọng tâm đặc biệt đối với chúng tôi; thật đáng kinh ngạc lượng năng lượng lãng phí dành cho các cuộc họp bắt đầu muộn hoặc không hiệu quả."

Để chống lại hiệu ứng quả cầu tuyết của các cuộc họp không hiệu quả, nhóm của cô đã đặt ra các tiêu chuẩn. "Mọi người đều có mặt đúng giờ cho các cuộc họp, các cuộc họp bắt đầu đúng giờ, các cuộc họp được điều hành rõ ràng và các cuộc họp kết thúc đúng giờ. Cảm giác thật tuyệt", cô nói. "Chúng tôi đã tăng năng suất ít nhất 20% bằng cách cảnh giác về thời gian. Và thậm chí tốt hơn - một khi mọi người nhìn thấy lợi ích cho bản thân và nhóm, họ bắt đầu truyền giáo nó - đó là một chu kỳ đạo đức."

Thức dậy sớm hơn một giờ

Fairygodboss; THIẾT KẾ GỐC: Stephanie DeAngelis

Romy Newman, chủ tịch và đồng sáng lập Fairygodboss, đồng ý với De Orio rằng việc làm chủ thói quen buổi sáng của bạn là chìa khóa. Lời khuyên hàng đầu của cô: "Ép trong một giờ làm việc trước khi ngày bắt đầu tổ chức, ưu tiên, kiểm tra email và quản lý phương tiện truyền thông xã hội", cô nói. "Tôi thấy rằng nếu tôi thức dậy sớm và đầu tư thời gian để đứng đầu các dự án, nó giúp tôi bắt đầu ngày làm việc với một cái đầu rõ ràng và không có cảm giác bị khuất phục sau bóng. Khi các nhiệm vụ quan trọng nhất đã được xử lý hoặc thêm vào danh sách ưu tiên, cô sẽ tắt. "Sau đó, tôi làm bữa sáng cho con và chuẩn bị sẵn sàng để bắt đầu ngày mới. Tôi thậm chí có thể đi tập thể dục hoặc tập yoga và không lo ngại rằng có một công việc còn dang dở trên đĩa của mình."

Tiếp theo: 5 Hacks năng suất rực rỡ Bạn sẽ muốn bạn học sớm hơn