Sức khỏe

Trả lời bị trì hoãn: Tại sao tôi lại bỏ email trong năm nay


Giờ này ngày mai

ĐẾN: Đồng nghiệp, người quen làm việc, bạn bè và gia đình

BCC: Bất cứ ai ghi tên tôi vào danh sách email hàng loạt

MÔN HỌC: Tôi đang bỏ email - và tại sao bạn cũng nên

Tôi có thể xác định chính xác thời điểm vào buổi sáng khi nhịp tim đập nhanh, vai căng thẳng và mức độ căng thẳng tăng vọt. Thường là 9 giờ sáng, khi tôi đến bàn làm việc, bật máy tính và mở email. Đó không phải là một nhiệm vụ đặc biệt vất vả, nhưng sau khi trải qua nhiều tuần rời khỏi màn hình của tôi trong những ngày nghỉ, tôi nhận ra đó là một tác nhân gây căng thẳng không an toàn - và tôi đã để nó cướp mất buổi sáng của tôi mỗi ngày trong chín năm qua.

Nghe có vẻ khoa trương, nhưng khoa học cho thấy phản ứng của tôi không bị cô lập. Việc ping thông báo email kích hoạt dopamine, điều này "khiến bạn tò mò về ý tưởng và thúc đẩy việc tìm kiếm thông tin của bạn", Susan Weinschenk Ph.D., nói Tâm lý ngày nay. "Hệ thống dopamine mạnh hơn hệ thống opioid. Bạn có xu hướng tìm kiếm nhiều hơn bạn hài lòng."

Vâng, phản ứng tâm lý này là có thật, và nó đặt ra một vấn đề cho năng suất. Theo Weinschenk, nó gây ra một "vòng lặp dopamine", nơi chúng tôi tiếp tục kiểm tra email và các nhiệm vụ hành động - điều này thực sự không đạt được tiến bộ. Trên thực tế, một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Harvard Business Review cho thấy, việc lấy lại động lực sau khi mất tập trung kỹ thuật số có thể mất trung bình khoảng 20 phút.

Ngay khi tôi bắt đầu thực hiện thời gian tắt email - hàng giờ khi tôi không được phép kiểm tra hoặc trả lời tin nhắn - năng suất của tôi tăng vọt, có thể là do tôi đang thiết lập chương trình nghị sự của riêng mình. "Email ăn rất nhiều thời gian", doanh nhân Tim Ferriss nói. "Đầu tiên, bởi vì đó là chương trình nghị sự của mọi người khác cho thời gian của bạn, thường bao gồm các trường hợp khẩn cấp được sản xuất. Thứ hai, email cho phép bạn tự đánh lừa mình nghĩ rằng bạn đang làm việc hiệu quả." Nó có hiệu ứng đầu của Medusa: cứ sau 10 email chúng tôi trả lời và xóa, lại có thêm 10 mầm mọc lên.

Vì vậy, hiện tại, tôi đang yêu cầu mọi người tôi biết tôn trọng không gian kỹ thuật số của mình như không gian cá nhân: Gửi email cho tôi trên cơ sở cần biết (hãy chấm dứt BCC), tin tưởng rằng tôi sẽ trả lời khi thời gian cho phép, và hiểu rằng ưu tiên của tôi là tạo ra công việc tuyệt vời - không loại bỏ phản hồi email với tốc độ kỷ lục. Đây là bộ quy tắc mới mà tôi đã bắt đầu thực hiện và tại sao chúng cũng có thể xứng đáng với thời gian của bạn.

Quy tắc 1: Đặt Email Backout Times

Khi chúng tôi để email mở cả ngày, chạy trong nền trong khi chúng tôi làm việc với các tác vụ khác, nó sẽ làm mờ sự khác biệt giữa hai chế độ làm việc khác nhau: chủ động và phản hồi. Email đặt chúng tôi ở chế độ phản hồi - chúng tôi liên tục chơi trò đuổi bắt, viết lại cho người khác, thực hiện các yêu cầu của họ và chọn lọc qua các tin nhắn để xác định xem điều gì là quan trọng. Bằng cách cấu trúc ngày của tôi xung quanh thời gian tắt email, tôi có thể đảm bảo các tác vụ thêm giá trị nhận được nhiều thời gian phát sóng nhất.

Đây là cách nó hoạt động trong thực tế:

9-10 sáng: Kiểm tra email, trả lời và gửi chúng đi.

10 giờ sáng-1 giờ sáng: Hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên (trong trường hợp của tôi, nộp một câu chuyện hoặc thực hiện một cuộc phỏng vấn). Đồng nghiệp ping tôi nếu có gì đó khẩn cấp.

1-1: 30:00: Quét email và chỉ đọc / trả lời tin nhắn kịp thời.

1: 30-5 chiều: Tập trung vào các nhiệm vụ phụ.

5-6 giờ: Kiểm tra email, trả lời và gửi chúng đi cho đến khi hộp thư đến trống.

Quy tắc 2: Hãy thử Quy tắc một chạm

Về mặt lý thuyết, quy tắc này đơn giản nhưng khó hơn nhiều trong thực tế: Một khi email đã được mở, bạn phải đọc đúng, và sau đó theo dõi bất kỳ mục hành động nào và gửi nó - không có ngoại lệ. Nghe có vẻ cứng nhắc, nhưng quy tắc này ngăn chặn sự tích tụ email, nghĩa là bạn sẽ ngừng sử dụng hộp thư đến của mình làm danh sách việc cần làm kỹ thuật số. Thay vì để lại email để nhắc bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy giữ một danh sách việc cần làm và gửi email đi. Tôi thấy nó thực sự hữu ích để ngừng trì hoãn.

Quy tắc 3: Ngừng xin lỗi

Trong vài ngày đầu tiên kiểm tra thói quen email của tôi (hoặc thói quen chống email), tôi cảm thấy rất nhiều tội lỗi. Nhưng cuối cùng, tôi nhận ra rằng rất ít email thực sự khẩn cấp, và để truyền đạt điều đó, chúng ta cần phải trở thành những người gửi tốt hơn. Bây giờ, khi tôi gửi một email khẩn cấp, tôi xác định rằng nó kịp thời trong dòng chủ đề và đặt thời hạn rõ ràng, được in đậm, trong thông báo email.

Một từ bây giờ đã bị xóa khỏi từ vựng email của tôi? Lấy làm tiếc. "Đối với rất nhiều phụ nữ, lời xin lỗi có mối liên hệ chặt chẽ với quan niệm của chúng tôi về sự lịch sự", Sloane Crosley viết trên atubThời báo New York op-ed. Cô lập luận rằng chúng ta nên ngừng sử dụng lời xin lỗi như một từ điền vào với rất ít ý nghĩa và sử dụng ngôn ngữ quyết đoán hơn. Rốt cuộc, kể từ khi bỏ thói quen email 24/7, tôi cảm thấy bớt căng thẳng, tập trung hơn và đã tạo ra công việc tốt hơn tôi có trong nhiều tháng - và điều đó không có gì phải hối tiếc.